מחברות ממותגות לכנס: איך מתכננים כמות, מיתוג וחלוקה
לתכנון הכנס, עיינו בקטגוריית המחברות והפנקסים והשוו בין אוסטין בכריכה קשה לבין הולו עם עט.
מחברת לכנס צריכה לעבוד מהרגע שבו המשתתף מקבל אותה ועד הרגע שבו הוא חוזר למשרד. היא צריכה להיכנס לערכה, להיות נוחה לכתיבה בזמן הרצאה ולשאת את המותג בלי להפריע לשימוש. תכנון שמתחיל רק בבחירת צבע מפספס את החלקים המורכבים: מספר המקבלים, תוכנית הכנס, דרך החלוקה, קובץ הלוגו ואישור ההדמיה.
בקטגוריית Arena יש מחברות A5, פנקסי A6, דגמי ספירלה, כריכות קשות ורכות ומוצרים הכוללים עט. המבחר מאפשר להתאים מוצר לאירוע, אך גם מחייב צוות ההפקה להגדיר מה המשתתף צריך לעשות איתו.
מחברים בין המחברת לתוכנית הכנס
התחילו מלוח הזמנים. כנס עם כמה הרצאות וסדנאות יוצר צורך אחר מאירוע נטוורקינג בן שעה. אם המשתתפים צפויים לסכם מצגות ולכתוב משימות המשך, A5 עשוי לספק שטח שימושי. אם הם צריכים רק לרשום שמות ורעיונות קצרים, A6 יכול להיות קל יותר לחלוקה ולנשיאה.
בדקו אם האירוע מתקיים ליד שולחנות. כריכה קשה יכולה לתת תמיכה כאשר כותבים על הברכיים או בעמידה. ליד שולחן, אפשר לשקול גם כריכה רכה או ספירלה לפי אופן הפתיחה המועדף. ההחלטה צריכה להגיע מהחוויה באולם, לא מתמונה נפרדת של המוצר.
בוחרים דגם לפי משימה
אוסטין הוא דוגמה למחברת A5 בכריכה קשה עם 96 דפי שורה, גומי סגירה, תופסן לעט וסימנייה. גריפין הוא פנקס A6 בכריכה קשה עם דפי שורה, דגלונים ועט כדורי. הולו הוא A5 עם ספירלה, כריכה קשה ועט, ובכרטיס שלו מצוינים 50 דפי שורה.
שלושת הדגמים מדגימים שאלות שונות. האם צריך עט בתוך המוצר? האם הסימנייה חשובה לכנס בן כמה ימים? האם דגלונים יעזרו לסמן נושאים? האם הספירלה מתאימה לאופן הכתיבה באולם? אל תבחרו את הדגם עם הכי הרבה תכונות. בחרו את זה שהתכונות שלו פותרות צורך ברור.
מחשבים כמות על בסיס רשימות
חלקו את הכמות לקבוצות במקום לבחור מספר עגול. התחילו מנרשמים מאושרים, הוסיפו מרצים, צוות הפקה, שותפים ומוזמנים שמקבלים ערכה. רשמו בנפרד את הרזרבה למי שנרשם במקום או למקרה של פריט פגום. כך אפשר לראות מה עומד מאחורי כל יחידה.
אל תערבבו בין מחברות שמיועדות לכנס לבין מלאי למשרד, אלא אם יש לכך בעלים ותוכנית. מלאי ללא שימוש מוגדר נוטה להישכח. אם רוצים לשמור חלק לאירועים עתידיים, ודאו שהמיתוג אינו כולל תאריך או מסר שיהפוך אותו ללא רלוונטי.
בדקו את מינימום ההזמנה והתנאים העדכניים בכרטיס של הדגם שנבחר. קטגוריה אחת יכולה לכלול מוצרים שונים, ולכן אין להעתיק נתון מכרטיס אחד לאחר.
מתכננים את הערכה לפני ההזמנה
מחברת אינה עומדת לבדה. לעיתים היא מצטרפת לתוכנייה, תג, עט, בקבוק או חומר של נותני חסות. הכינו רשימת תכולה ומידות. אם יש תיק משתתף, הניחו בו דוגמה או מלבן נייר בגודל המוצר ובדקו סגירה, משקל וסדר הוצאה.
חשבו מה המשתתף צריך ראשון. אם המחברת מיועדת לרישום כבר בפתיחה, אל תקברו אותה בתחתית התיק מתחת לחוברות. אפשר למסור אותה ביד עם העט, או להציב על הכיסא לפני הכניסה. תכנון חלוקה הוא חלק מחוויית המוצר.
מכינים לוגו שמתאים למשטח
אספו גרסה איכותית של הלוגו ואל תסתפקו בתמונה קטנה שהועתקה מאתר. אם יש גרסה אופקית וגרסה קומפקטית, העבירו את שתיהן. הסירו מהבקשה טקסט שאינו נחוץ. שם כנס ארוך, תאריך, נותני חסות וסיסמה עלולים ליצור כריכה עמוסה וקשה לקריאה.
אפשר להעביר חלק מהמידע לכרטיס או לתוכנייה ולהשאיר על המחברת סימן ברור ונקי. כך היא נשארת שימושית גם אחרי האירוע. חשבו מראש אם המחברת נועדה להיות מזכרת של יום מסוים או כלי שימשיך ללוות את המשתתף.
בודקים את ההדמיה לפני ייצור
בכרטיסי המוצרים של Arena מצוין כי לאחר התשלום מחלקת הגרפיקה מקבלת את הקובץ ושולחת הדמיה לאישור לפני הייצור. בחרו אדם אחד שמרכז הערות. אם חמישה בעלי תפקידים שולחים תיקונים בנפרד, קל להכניס גרסה ישנה או לייצר סתירות.
בבדיקה עברו על איות, יחס בין הלוגו לכריכה, מרחק מקצוות, ניגודיות וכיוון פתיחה. ודאו שההדמיה מציגה את הדגם והצבע שבחרתם. שמרו את האישור הסופי יחד עם קישור המוצר וקובץ הלוגו.
מתכננים חלוקה בלי תור מיותר
אפשר לצרף את המחברת לתיק לפני האירוע, להניח אותה באולם או למסור בעמדת הרישום. לכל דרך יש מחיר תפעולי. אריזה מראש דורשת מקום וזמן, אבל מקצרת את המפגש בדלפק. הנחה על כיסאות מפזרת את העומס, אך דורשת ספירה לפי אולם. מסירה ביד מאפשרת שליטה, אך עלולה להאט את הכניסה.
כתבו הנחיה לצוות: מי מקבל, איפה מסמנים מסירה ומה עושים עם מי שלא הגיע. אם יש כמה סוגי כרטיסים, החליטו מראש האם כולם מקבלים אותה מחברת. אל תפתרו את השאלה מול המשתתף.
הופכים את המחברת לחלק מהתוכן
המנחה יכול להזמין את הקהל לרשום שלוש תובנות או פעולה אחת להמשך. אפשר לצרף כרטיס עם שאלות לחשיבה, בלי להדפיס תוכן משתנה בתוך כל המחברת. שימוש מודרך קצר מגדיל את הסיכוי שהמוצר ייפתח באירוע ולא יישאר סגור בתיק.
לאחר הכנס, אפשר לשלוח סיכום שמזכיר למשתתף לחזור לרשימות ולבחור פעולה. הקישור בין המתנה לתוכן חשוב יותר מחזרה נוספת על הלוגו.
רשימת בדיקה למפיק
- התאימו את הפורמט לאורך התוכנית ולכמות הכתיבה.
- בדקו שולחנות, צורת ישיבה ותיק משתתף.
- חלקו את הכמות לנרשמים, צוות, מרצים, שותפים ורזרבה מוסברת.
- ודאו מה כלול בדגם ומה דורש פריט נפרד.
- הכינו קובץ לוגו נכון והפחיתו טקסט מיותר.
- מנו מאשר אחד להדמיה ובדקו איות, מיקום וצבע.
- תכננו אריזה, עמדת מסירה וטיפול בעודפים.
- שלבו פעולה פשוטה עם המחברת במהלך התוכן.
הצעד הבא עם Arena
עברו על קטגוריית המחברות והפנקסים ובחרו שני דגמים שמתאימים לתוכנית שלכם. שלחו ל-Arena את הכמות, תאריך האירוע, אופן הישיבה, תוכן הערכה וקובץ הלוגו. ככל שהתדריך מדויק יותר, קל יותר להכין הדמיה שמתאימה גם למותג וגם ליום הכנס בפועל.